Kun työpajoja moderoidaan digitaalisissa kehitysympäristöissä, ei parhaita käytäntöjä kannata kopioida perinteisistä kanavista. Virtuaalisella osallistamisella on aivan omanlaisensa toimintatavat. Vuorovaikutteisuus aikaansaadaan eri tavoin. Virtuaalinen moderointi edellyttää tarkkaa käsikirjoitusta.

Mikä on moderoinnin ja fasilitoinnin ero?

Oikeastaan näitä käsitteitä käytetään aika villisti. Määrittelen itse seuraavasti: Chat-ympäristöissä moderoinnilla toisinaan tarkoitetaan keskustelun kontrollointia, mutta työpajoissa se merkitsee keskustelun johtamista, suunnan antamista ja omaa analyysia. Kehitysprojekteissa moderaattori voi olla näytelmän ohjaaja, joka johtaa myös puhetta. Jos moderoija on substanssiosaaja, hän kuuntelee, sparraa ja opponoi. Silloin häneltä odotetaan myös kykyä löytää oleellinen. Hän vie keskustelua uusiin syvyyksiin ja tuottaa siitä synteesejä.

Kehitysprojektien fasilitoinnilla tarkoitetaan yleensä työn tekemisen puitteiden luomista, hankkeen työskentelyn koordinointia ja metodien hallintaa sekä sisällön tuotannon johtamista. Seuraavassa keskityn pohtimaan ensisijaisesti virtuaaliympäristöjen moderointityötä.

Moderaattoria parempi sana voisi olla neuvonantaja (advisor) tai ohjaaja (supervisor), joka määritelmän mukaan on yhtäaikaa asiantuntija, suunnannäyttäjä ja manageeraaja. Lopulta termit eivät ole niin tärkeitä kuin roolien selkeys kaikille osallistujille.

Kun siirrytään virtuaaliseen, miten osallistujakokemus muuttuu?

Yksilöiden erilaisuus korostuu verkkoympäristöissä: kaikki osallistujat eivät ole diginatiiveja, monet tulevat epämukavuusalueelleen. Kun ekstrovertit nousevat ääneen, introvertit havainnoivat. On moderaattorin taitoa kopata erilaiset persoonat mukaan yhteisöön ja keskusteluun, saada mahdollisimman moni rentoutumaan ja rohkaisemaan hiljaisetkin osallistumaan aktiivisesti.

Moderaattorin on tavoiteltava osallistujien uteliaisuutta. He energisoituvat hyvästä juonen rakentamisesta, haastavasta sisällöstä, älyllisyydestä, viihdyttävyydestä, uusista kokemuksista ja ennen kaikkea vuorovaikutteisuudesta. Ihmiset ovat uteliaita uudelle. Useimmilla on tahtotila päästä itse esille. Kaikille näille tavoitteille virtuaaliset työympäristöt tarjoavat erinomaiset puitteet, kunhan vain moderaattori hallitsee oman tehtävänsä.

Työympäristöistä on tehtävä niin mielenkiintoisia ja haastavia, että taustoiltaan erilaiset yksilöt jäävät koukkuun niihin, haluavat lisää – ja jäävät odottamaan seuraavaa.

Monikanavaisiin ympäristöihin mikrotiimejä, sprinttejä ja draivia

100% virtuaaliset projektit antavat mahdollisuuden ketteryydelle, kunhan ne käsikirjoitetaan ja organisoidaan omalla tavallaan.

Hyvät kehityshankkeet ovat eläväisiä: ympäristöt vaihtuvat, syntyy mikrotiimejä tuottamaan osaratkaisuja. Käydään virtuaalisia käytäväkeskusteluita ja pidetään energiatasoa yllä vaihtelemalla ratkaisumetodeja. Simuloidaan, protoillaan, tehdään brainwritingia tai järjestetään hackathoneja. Kiinnostava näytelmä on hyvin roolitettu, jämäkästi fasilitoitu, mutta tarjoaa hetkiä myös improvisaatiolle.

Puhtaasti digitaaliset ympäristöt voivat olla tällaiselle moodille perinteistä face-to-face työskentelyä paremmat, sillä monimuotoinen ilmiasu on niissä ketterämmin toteuttavissa. Tällainen sataprosenttinen etätyöskentely edellyttää fasilitaattoreilta luovuutta ja empatiaa: tulee ymmärtää tapoja, joilla korkeaa sitoutuneisuutta ja energiatasoa ylläpidetään.

Intensiteetti, energiataso ja sitoutuminen

Digisessioiden ohjauksessa on haasteellista pitää yllä hyvää työskentelyn intensiteettiä. Tulee olla ideaa keinoista aktivoida hiljaiset älyköt, jotka eivät ole tottuneet pitämään ääntä ajatuksistaan, varsinkaan videokokouksissa. Hyvä moderaattori on erittäin herkkä ja nopea reagoimaan verkkotyöpajojen intensiteetin nousuihin ja laskuihin.

Sitoutuminen on syytä varmistaa jo ennen digityöpajoja. Tehtävänannot jaetaan etukäteen. Työympäristöihin liittyvät kokeilut ja ohjeet tulevat ennakkoon. Osallistujille korostetaan heidän omien näkemystensä tärkeyttä – ja kerrotaan, kuinka he tulevat saamaan työpajassa äänensä kuuluville.  Nämä ovat lupauksia ja motivaatiotekijöitä, joilla puretaan digitaalisiin ympäristöihin liittyviä ennakkoluuloja.

Kuuntelutaitoa, järjestyssääntöjä ja luovaa moodia

Digitaalisiin kokouksiin tarvitaan ennakkosuunnitelma, sillä ilman hyvää puheenvuorojen ohjausta puhutaan päällekkäin. Moderaattori saattaa tarvita virtuaalista nyrkkiä tilan raivaamiseen. Kun verkkotyöpajaan osallistuva ryhmä on suurempi kuin kuusi henkilöä, tarvitaan selkeä pelin henki, jotta harvat eivät dominoi.

House rules tarkoittaa työpajan järjestyssääntöjä. Kaikissa digitaalisissa ympäristöissä työskentelyn tulee käynnistyä kertomalla yhteisestä toimintatavasta. Hyvä järjestys ei rajoita luovuutta, sillä luovuus ammentaa myös työrauhasta, toisten kunnioittamisesta, kuuntelusta ja keskustelutehtävänantojen oivaltavuudesta. Virtuaalisissa työpajoissa voidaan toteuttaa pienryhmätyöskentelyyn perustuvia jaksoja, joissa spontaanius lisää innostusta ja intensiteettiä.

Kun vahvat egot noudattavat samaa etikettiä kuin muutkin, saadaan useammat äänet kuuluville. Hyvä moderointikäytäntö antaa mahdollisuuden tasa-arvoiselle läsnäololle ja sitoutuneemmalle matkalle kohti maalia.

Jämäkkä agenda pitää prioriteetit kasassa

Moderaattori ei pärjää ilman minuuttiaikataulua. Kokoontumisilla on tavoite, joka tulee saavuttaa annetussa ajassa. Jos keskustelu menee yllättäville ja arvokkaille poluille, silloin agendasta on syytäkin poiketa. Näin otetaan oivalluksesta kiinni, syvennetään. Mutta jotakin pitää myös karsia. Juonen kululle tulee ennakoida erilaisia polkuja. On otettava etukäteen kantaa siihen, mistä voidaan karsia. Moderointi on jatkuvaa priorisointia ja poisvalintaa.

Puheenvuorojen keston rajoittaminen on usein ollut hyvä käytäntö. Se tuo ketteryyttä ja kiteytystä. Mutta kaikki eivät ole tottuneet tällaiseen rajoittamiseen. Siksi agenda, aikataulu ja työtilan järjestyssäännöt on syytä tiedottaa osallistujille jo kutsuvaiheessa.

Pelipaikat vaihtelevat

Kehityshankkeen yhdessä vaiheessa tarvitaan isoa ryhmää, toisessa mikroryhmien ideointia. Virtuaaliset käytäväkeskustelut, jotka voivat olla nopeita vartin sprinttejä, sallivat sparrailun ja improvisoinnin. Ympäristöt vaihtuvat, niin myös moderaattorien roolit. Yksi vetää työpajoja. Toinen järjestää sprinttejä. Kolmas ohjaa työpajojen jälkeistä työtä. Projektin vetoryhmässä jaetaan ja vaihdellaan pelipaikkoja. Projektin ohjausryhmässä käytävä keskustelu moderaattorien roolien odotusarvoista on yksi tärkeimmistä keinoista välttää työpajojen ohjaamiseen liittyvät väärinkäsitykset.

Kulttuurieroja, onko niitä?

Jos kehitysprojekti on kansainvälinen – ja toteutetaan yli maanosien – on etua siitä, että moderaattori ymmärtää, kuinka eri kulttuureissa aktivoidutaan ja otetaan roolia kehitysyhteisöissä. Yleinen havainto on, että kulttuurien väliset erot ovat tällaisessa työskentelyssä yllättävän vähäisiä. Ehkäpä on enemmänkin kyse yrityskohtaisesta kulttuurista ja osallistamisen traditiosta – siitä miten tottuneita ihmiset ovat yhteisölliseen työskentelyyn.  

Summarum

100% virtuaalisessa kehityshankkeessa hyvällä moderaattorilla on aimo annos empatiaa. Tarkka käsikirjoitus tuo jämäkkyyttä. Joukon kasvaessa järjestyssäännöistä tulee korvaamattomia. Digikanavien monikanavainen soveltaminen ja metodien luova käyttö pitävät energiatason korkealla ja etenemisen ketteränä. Monimuotoisuudesta leivotaan hyvä kakku.

Kirjoittaja

Hannu Mattinen on erikoistunut yhteiskehittämisen metodeihin ja simulaatioihin, joita hän on soveltanut mm. liiketoiminta- ja myyntimallien kehittämiseen, palveluiden innovointiin, osaamisen valmentamiseen ja uusien tuotteiden go-to-market ohjelmien tuottamiseen. Hän on pitänyt 17 vuoden aikana lukuisia simulaatiotyöpajoja, myös kansainvälisillä areenoilla, mm. Brasiliassa, Ranskassa, Saksassa, Arabiemiraateissa, Meksikossa ja Yhdysvalloissa. Hannu Mattinen on kirjoittanut kolme liikkeenjohtamiseen kirjaa, jotka käsittelevät mm. asiakasnäkökulmaa liiketoimintamallien ja palveluiden kehittämisessä.